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Guide complet (prêt à copier-coller) : Bibliothèque de SOP pour scaler une agence IA à 20–100+ clients
Reconstructed contract
guide
Tu n’as pas besoin de commenter « SOP » ni d’envoyer une demande de connexion pour structurer une agence IA. Voici un guide auto-suffisant : une bibliothèque de SOP (opérations, delivery, ventes, qualité, RH, finance), des templates réutilisables, des checklists et des standards concrets. Objectif : livrer plus vite, vendre plus proprement, réduire le chaos, et rendre l’agence “opérable” par une équipe (pas seulement par toi). Contenu généré à partir du contexte du post et de bonnes pratiques opérationnelles (pas le fichier original du créateur).
Resource without ritual
The promised resource, no comment required
1) La “stack” d’opérations d’une agence IA (vue d’ensemble)
But : transformer une agence en système.
Les 7 systèmes à documenter (dans cet ordre) :
1) Offre & cadrage (ce que vous faites / ne faites pas, conditions, critères d’éligibilité)
2) Sales & onboarding (de la prise de RDV au kickoff)
3) Delivery (production, QA, validation client, gestion des changements)
4) Gestion de projet (routines, priorisation, reporting, risques)
5) Connaissance & documentation (wiki, SOP, templates, versioning)
6) People (recrutement, formation, performance, staffing)
7) Finance & légal (facturation, contrats, marges, conformité)
Règle simple : si une tâche arrive 2 fois, elle mérite une checklist. Si elle arrive 3 fois, elle mérite une SOP complète (avec critères d’entrée/sortie).
2) Structure de SOP (format standard à répliquer)
Copie ce format pour chaque SOP :
Nom de la SOP :
Objectif (1 phrase) :
Owner (responsable) / Back-up :
Fréquence : (quotidien / hebdo / par projet)
Outils :
Inputs (ce qu’il faut pour démarrer) :
Déclencheur (quand on la lance) :
Étapes (numérotées, action verbale) :
Critères de qualité (Definition of Done) :
Outputs (livrables) :
SLA (délais) :
Exceptions & escalade :
Logs (où on trace) :
Version / date / modifications :
Definition of Done (DoD) ultra utile : “Cette SOP est terminée quand X est livré, validé, tracé, et que Y est mis à jour.”
3) Bibliothèque de SOP — Sales (prospection, closing, pipeline)
SOP S1 — Qualification inbound (15 min)
Trigger : nouveau lead (site/LinkedIn/referral)
Étapes : 1) vérifier ICP + taille + urgence 2) noter douleur + budget indicatif 3) proposer next step (audit/kickoff) 4) créer fiche CRM
DoD : fiche CRM complète + rendez-vous planifié ou disqualif documenté.
SOP S2 — Audit / diagnostic (60–90 min)
Outputs : scorecard + recommandations + estimation (3 options)
DoD : doc envoyé + next call fixé + risques listés.
SOP S3 — Proposition (devis) en 3 options
Option A : “Starter” (quick win 2–4 semaines)
Option B : “Core” (8–12 semaines)
Option C : “Scale” (rétainer + amélioration continue)
DoD : périmètre, hypothèses, exclusions, planning, responsabilités, T&Cs.
SOP S4 — Gestion du pipeline (hebdo)
Rituel : 30 min / semaine : nettoyer CRM, next step pour chaque deal, risques, forecast.
KPI : taux de conversion par étape, délai moyen de cycle, panier moyen.
SOP S5 — Handoff Sales → Delivery
Inputs : proposition signée, objectifs, contraintes, accès, stakeholders
DoD : kickoff planifié + brief complet validé.
4) Bibliothèque de SOP — Onboarding client (0 → Kickoff)
SOP O1 — Onboarding administratif (J0–J2)
Checklist :
contrat signé + NDA si besoin
facturation (acomptes, échéancier)
création dossier projet (Drive/Notion)
création canal communication (Slack/Teams/email)
demande d’accès (comptes, données, API)
calendrier : kickoff + points récurrents
DoD : accès obtenus OU blocages escaladés + dossier prêt.
SOP O2 — Kickoff (60 min)
Agenda : objectifs business, périmètre, KPI, contraintes, planning, rôles, risques, règles de changement.
Output : “Project Charter” 1 page.
SOP O3 — Collecte données & conformité
Inventaire data : sources, volumes, sensibilité, droits
Décider : stockage, retention, anonymisation
DoD : data map + validation sécurité (si applicable).
5) Bibliothèque de SOP — Delivery IA (du brief au déploiement)
SOP D1 — Cadrage solution (design doc)
Inputs : objectifs, contraintes, data map
Étapes : 1) user stories 2) architecture (RAG/agents/automations) 3) dépendances 4) plan de test 5) plan de déploiement
DoD : design doc validé + backlog créé.
SOP D2 — Prompting/Agent spec (si LLM)
Définir : rôle, ton, contraintes, sources autorisées, outils, limites, “refusal policy”, exemples.
DoD : spec + set de prompts versionné.
SOP D3 — RAG (si connaissance)
Ingestion : nettoyage, chunking, métadonnées, droits
Évaluation : set de questions + métriques (precision@k, groundedness)
DoD : dataset de test + rapport baseline.
SOP D4 — QA fonctionnelle + QA “IA”
Fonctionnelle : cas nominaux/erreurs
IA : hallucinations, citations, sensibilité, biais, jailbreak
DoD : rapport QA + correctifs ou acceptation explicite.
SOP D5 — Déploiement & handover
Checklist : monitoring, alerting, logs, runbook, accès, formation, doc utilisateur
DoD : runbook remis + formation faite + critères de succès mesurables.
SOP D6 — Change request (gestion des changements)
Formulaire : demande, impact temps/coût, décision, replanif
DoD : changement signé (ou refus motivé) + backlog mis à jour.
6) Gestion de projet : rituels, reporting, risques
Rituels recommandés :
Daily interne (10 min) : blocages + priorités
Hebdo client (30–45 min) : progrès, démos, décisions, risques
Revue interne (30 min) : marge, scope creep, qualité, staffing
Rétrospective fin de sprint / fin de projet (45 min)
Template de status report (copier-coller) :
Semaine du :
Objectif du projet :
Avancement (ce qui est fait) :
En cours :
Prochaines étapes (avec dates) :
Décisions requises (client) :
Risques / blocages :
KPI / résultats (si dispo) :
Registre des risques (mini) : Risque | Probabilité | Impact | Mitigation | Owner | Date de revue.
7) Qualité, sécurité, et “AI governance” (sans se tirer une balle)
Minimum viable governance (MVP) pour agence IA :
Politique d’usage des données client (où elles vont, qui y accède, durée)
Liste des outils autorisés (LLM, no-code, cloud) + conditions
Garde-fous : interdiction de coller des données sensibles dans des outils non approuvés
Journalisation : décisions clés, versions modèles/prompts
Tests IA avant prod : hallucinations, sécurité, conformité
Checklist “IA sûre” (avant mise en prod) :
Pas de secrets dans les prompts
Red teaming basique (10 prompts malveillants)
Plans de rollback
Monitoring des erreurs + feedback utilisateur
Clauses contractuelles sur limites de l’IA (attentes réalistes).
8) Staffing & RH : recruter, onboarder, et rendre les juniors utiles vite
SOP P1 — Scorecard de recrutement (par rôle)
Compétences (tech/ops/PM)
Niveau attendu (1–5)
Preuves (portfolio, cas)
SOP P2 — Test pratique (2–3h max)
Mini-projet : “cadrer + proposer + plan de test”
Évaluer : clarté, rigueur, gestion des risques, communication.
SOP P3 — Onboarding collaborateur (7 jours)
Jour 1 : outils, règles, valeurs, sécurité
Jour 2–3 : lecture SOP + shadowing
Jour 4–5 : premier ticket encadré
Jour 6–7 : mini-livraison + feedback
DoD : autonomie sur un périmètre précis + accès + compréhension QA.
SOP P4 — Staffing (allocation)
Entrées : backlog, priorités, capacité
Sorties : qui fait quoi, charge, risques
DoD : planning validé + marge projet surveillée.
9) Finance : marges, facturation, et contrôle du scope creep
Tableau de bord minimum (hebdo) :
CA signé / CA livré
Marge brute par projet (heures x coût interne vs facturation)
Temps passé vs temps vendu
Retards de paiement
SOP F1 — Devis & conditions
Always : exclusions + hypothèses + change request + limites IA
SOP F2 — Facturation
Récurrent : facture le 1er, relance J+7/J+14, escalade J+21
SOP F3 — Revue de marge (hebdo)
Si marge < seuil : geler features, renégocier scope, replanifier, staffing.
10) Templates prêts à l’emploi (copier-coller)
A) Project Charter (1 page)
Contexte :
Objectif business :
KPI de succès :
Périmètre IN :
Périmètre OUT :
Parties prenantes :
Planning :
Risques principaux :
Règles de communication :
B) Brief “Agent/Automation”
Utilisateur cible :
Tâches automatisées :
Entrées (formats) :
Sorties attendues :
Sources autorisées :
Règles (ton, conformité) :
Cas limites :
Critères d’acceptation :
C) Formulaire Change Request
Demande :
Pourquoi maintenant :
Impact (temps/coût/risque) :
Option 1 (faire) / Option 2 (report) / Option 3 (ne pas faire)
Décision (client) + date :
D) Runbook (exploitation)
Comment relancer le service :
Où voir les logs :
Alertes :
Incidents connus :
Contacts :