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Template — « Chatbot vs Agent » (Claude/ChatGPT) : guide comparatif + canevas de briefs + workflows prêts à copier
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Tu n’as pas besoin de commenter « AGENT » pour obtenir le guide. Voici un pack complet et auto-suffisant pour comprendre (et surtout utiliser) la différence Chatbot vs Agent : une grille de décision, un canevas de brief d’agent, des workflows types (factures, comptes rendus, appels d’offres, emails, veille), des prompts copy‑ready, des critères de qualité et une check‑list de déploiement. Contenu généré à partir du contexte collé (pas d’accès au “fichier original”). Les noms exacts des fonctionnalités (ex. “Cowork/Work”) peuvent varier selon les apps et les dates : ce guide reste valable car il se base sur les capacités réelles (outils, fichiers, tâches, automatisations).
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1) Le vrai split : Chatbot vs Agent (définition opérationnelle)
Chatbot (mode conversation) :
Entrée : une question / un extrait.
Sortie : une réponse (texte) que TU exécutes.
Limite : pas de “travail en coulisses” durable (peu/pas d’accès à un espace de travail, pas de tâches multi-étapes garanties, pas d’output structuré récurrent).
Agent (mode objectif + exécution) :
Entrée : un objectif + des ressources (fichiers, dossier, emails, pages, CRM) + un format de livrable.
Sortie : un livrable (tableau, doc, dossier de fichiers) + un journal d’actions + demandes de clarification ciblées.
Capacité clé : enchaîner des étapes (ingérer → extraire → normaliser → calculer → mettre en forme → vérifier) et recommencer sur une base (routines).
Test simple (pour savoir si tu es en “agent”) :
Si tu peux dire : « Voilà le dossier + voilà le format final attendu + fais-le de bout en bout, et reviens avec le livrable » → agent.
Si tu dois copier/coller des bouts et faire toi‑même Excel/Word → chatbot.
2) Grille de décision : quand utiliser un agent (et quand rester en chat)
Utilise un AGENT si au moins 2 cases sont vraies :
1) Plusieurs sources : >3 documents, un dossier, ou un fil d’emails.
2) Sortie structurée : tableau, JSON, doc au modèle, dossier organisé.
3) Procédure répétable : tu vas refaire la même chose chaque semaine/mois.
4) Besoin de vérifications : totaux, cohérence, doublons, règles métier.
5) Traçabilité : tu veux un log des décisions et des hypothèses.
Reste en CHAT si :
Une seule question ponctuelle.
Tu veux brainstormer/itérer un texte court.
Tu n’as pas encore défini le livrable final (phase floue).
Score (0–10) d’“agent-fit” :
Multi-doc (0–2)
Répétitif (0–2)
Format strict (0–2)
Règles métier (0–2)
Risque/coût d’erreur (0–2)
→ 0–3 : chat. 4–6 : chat + mini-structure. 7–10 : agent + workflow + contrôles.
3) Template de brief d’agent (copier-coller)
CANEVA SANS BLABLA (à coller dans ton outil d’agent)
[TITRE] Mission : {objectif en 1 phrase}
[CONTEXTE]
Pourquoi on le fait : {enjeu}
Audience : {interne/externe, niveau}
Périmètre : {ce qui est inclus} / Hors périmètre : {ce qui est exclu}
[INPUTS]
Ressources à utiliser : {dossier/fichiers/links/emails}
Source de vérité : {où trancher en cas de conflit}
Langue : {FR/EN}
[OUTPUT ATTENDU]
Type de livrable : {Excel/Google Sheet/Doc/PowerPoint/ZIP}
Structure exacte : {onglets/sections/colonnes}
Format des noms de fichiers : {règles}
Niveau de détail : {résumé vs exhaustif}
[RÈGLES MÉTIER]
Normalisations : {formats date, devise, TVA, arrondis}
Catégories : {liste}
Seuils : {ex. flag si > 1 000€}
[QUALITÉ & CONTRÔLES]
Contrôles à faire : {totaux, doublons, valeurs manquantes}
Tolérance d’erreur : {0 / faible / moyenne}
Ce qui doit être “flaggué” plutôt qu’inventé : {liste}
[PLAN DE TRAVAIL]
1) Confirmer les hypothèses + poser max 5 questions si nécessaire.
2) Produire un échantillon (5 lignes / 1 client / 1 page) pour validation.
3) Exécuter sur 100%.
4) Fournir : livrable final + résumé + liste des anomalies.
[CONTRAINTES]
Deadline : {date/heure}
Outils autorisés : {Drive/Excel/Word}
Données sensibles : {oui/non} → si oui : anonymiser {champs}.
4) Workflow #1 — Dossier de factures → Excel consolidé par fournisseur (template + contrôles)
OBJECTIF : transformer un dossier de factures (PDF/Images) en un tableau propre, groupé par fournisseur.
STRUCTURE EXCEL (colonnes recommandées)
invoice_id (si dispo)
supplier_name
supplier_vat_id (si dispo)
invoice_date (YYYY-MM-DD)
due_date
currency
subtotal_amount
tax_amount
total_amount
po_number (bon de commande)
payment_status (unknown/paid/unpaid)
source_file
extraction_confidence (0–1)
notes / flags
PROMPT (agent) — extraction + consolidation
« Tu as accès au dossier {FACTURES_Q2}. Produis un fichier Excel nommé {2026-Q2_factures_consolidees.xlsx}.
Tâches :
1) Pour chaque facture, extrais les champs listés ci-dessus.
2) Normalise : dates ISO, montants en nombre (.) et devise en ISO (EUR/USD…).
3) Déduplique si même invoice_id + même fournisseur.
4) Ajoute une colonne extraction_confidence : 1 si tous les champs clés présents (fournisseur, date, total), 0.7 si un champ clé manque, 0.4 si plusieurs.
5) Ajoute un onglet ‘Synthese_fournisseurs’ : fournisseur, nb_factures, total_HT, total_TVA, total_TTC.
6) Contrôles : vérifie que la somme des TTC par facture = total Synthèse (à 0.01 près). Liste les anomalies dans un onglet ‘Anomalies’.
Règle : si un champ n’est pas trouvable, laisse vide et note-le dans flags (ne devine pas). »
ASTUCE QUALITÉ
Demande un “échantillon de 5 factures” avant le run complet si le format varie.
RUBRIQUE D’AUDIT (à conserver)
% factures avec total_amount renseigné
% factures avec supplier_vat_id
Nb anomalies de totaux
Nb doublons supprimés
5) Workflow #2 — 12 comptes rendus → Synthèse par client dans TON modèle Word
OBJECTIF : produire 1 fiche synthèse par client, suivant un template.
MODELE WORD (structure)
1. Contexte & objectif
2. Points clés (bullet)
3. Décisions prises
4. Actions (table : action | owner | échéance | statut)
5. Risques / Blocages
6. Prochaines étapes
PROMPT (agent)
« Tu as accès au dossier {CR_TRIMESTRE}. Pour chaque client, regroupe ses comptes rendus et génère un document Word au format : {Client}_Synthese_Q{X}_2026.docx.
Règles :
Respecte la structure ci-dessus.
Les actions doivent être dans une table.
Déduplique les actions répétées et garde la version la plus récente.
Si owner/échéance manquent, mets ‘À préciser’.
Ajoute à la fin une section ‘Questions ouvertes’ si des infos sont manquantes.
Livrables :
1 doc par client dans le dossier {SORTIE_SYNTH}
1 fichier index (Excel) listant client, nb CR, nb actions, principaux sujets. »
CHECK DE COHÉRENCE
Chaque décision doit pointer vers la date/CR source (champ “source_file” ou “réunion du …”).
6) Workflow #3 — Appel d’offres 80 pages → Grille d’analyse + mémoire technique (plan)
OBJECTIF : accélérer l’analyse et produire un draft cadré.
GRILLE D’ANALYSE (Excel)
Colonnes :
Exigence (copie exacte)
Type (administratif/technique/financier)
Obligation (must/should)
Preuve attendue
Réponse proposée
Pièces à joindre
Responsable
Risque (H/M/B)
Statut (à faire/en cours/prêt)
Source (page/section)
PROMPT (agent)
« Analyse le document {AO.pdf}. Extrais toutes les exigences et remplis la grille d’analyse dans {AO_grille.xlsx}.
Ensuite, prépare un plan de mémoire technique (Word) :
Compréhension du besoin
Méthodologie
Planning
Gouvernance
Moyens humains
Qualité & sécurité
Références
Règles :
Chaque exigence doit citer la page/section.
Si une exigence est ambiguë, mets un commentaire ‘À clarifier’.
Priorise : d’abord les exigences ‘must’ + dates limites.
Retour attendu :
Grille complétée
Liste des questions de clarification (max 10) classées par impact.
Draft du plan (pas du remplissage complet si infos internes manquent). »
GARDE-FOU
Ne jamais inventer une capacité (certif, effectif, outil). Marquer ‘à confirmer’.
7) Workflow #4 — Boîte mail → Identifier demandes de devis + tableau de relance
OBJECTIF : sortir un pipeline des demandes entrantes.
TABLEAU (colonnes)
date_reception
entreprise
contact
objet
besoin (1 phrase)
montant_estime (si mention)
échéance_réponse
statut (nouveau/qualifié/relancé/clos)
prochaine_action
owner
lien_email / message_id
PROMPT (agent)
« Parcours la boîte {Inbox} sur la période {lundi→dimanche}. Identifie les emails correspondant à une demande de devis (mots-clés + intention).
Pour chaque demande :
Extrait entreprise/contact/besoin/échéance.
S’il manque une donnée, note ‘À préciser’.
Génère un tableau {devis_semaine.xlsx}.
Propose un email de relance personnalisé (120–180 mots) par demande en retard, dans un onglet ‘Relances’.
Règles :
Exclure newsletters et spam.
Ne pas envoyer d’email automatiquement : préparer uniquement. »
SCRIPT DE RELANCE (template)
Objet : {Entreprise} — suite à votre demande de devis
Corps :
Bonjour {Prénom/Nom},
Je reviens vers vous concernant {rappel du besoin}. Pour cadrer le devis, il me manque {2–3 questions max}. À défaut, je peux partir sur {hypothèse A}.
Pouvez-vous me confirmer {questions} avant {date} ?
Merci, {Signature}.
8) Workflow #5 — Veille concurrentielle récurrente (routine hebdo)
OBJECTIF : refaire la même veille chaque lundi et déposer un livrable.
BRIEF DE VEILLE (à figer une fois)
Périmètre : {liste concurrents + mots-clés}
Sources : {sites, blogs, app stores, communiqués, réseaux}
Fenêtre : {7 jours}
Format : 1 doc + 1 table
FORMAT LIVRABLE
Doc (1–2 pages) :
Top 5 changements (avec impact)
Nouveaux prix/offres
Nouveaux contenus/partenariats
Signaux faibles
Recommandations
Table :
concurrent | date | signal | preuve (URL/titre) | impact | action
PROMPT (agent)
« Chaque lundi 08:00, exécute la veille {Nom}. Collecte les nouveautés des 7 derniers jours et produis :
{veille_YYYY-MM-DD.docx}
{veille_YYYY-MM-DD.xlsx}
Dépose-les dans {Dossier_Veille}.
Règles :
Toujours inclure un champ ‘preuve’ (lien/titre) pour chaque signal.
Si aucune nouveauté, produire un doc ‘RAS’ avec 3 signaux faibles potentiels (hypothèses clairement marquées). »
NOTE
Si ton outil d’agent n’a pas d’automatisation native, tu peux simuler via un rappel calendrier + exécution manuelle, mais en gardant le même brief.
9) Mini-framework : “Agent Ready Output” (ARO) — pour obtenir un livrable propre du 1er coup
ARO = 5 éléments à préciser pour éviter les allers-retours :
1) Audience (qui lit ?)
2) Règles (formats, catégories, tolérances)
3) Output (structure exacte : colonnes/sections)
4) Vérifs (tests obligatoires)
5) Exceptions (quoi faire quand ça manque ?)
Exemple ARO (factures)
Audience : compta
Règles : dates ISO, montants TTC, devise
Output : 3 onglets + colonnes fixes
Vérifs : somme TTC = synthèse
Exceptions : champ vide + flag
Rubrique “Questions minimales” (à autoriser)
Autorise l’agent à te poser max 5 questions au début, sinon il exécute avec des ‘À préciser’.
10) Infographie (brief prêt pour génération d’image)
Si tu veux une infographie interne (Notion/Slack) à générer via un outil d’image, voici un brief clair :
FORMAT : 1 image verticale (1080×1350)
TITRE : « Chatbot vs Agent : la différence qui fait gagner des heures »
BLOCS :
1) Définition (2 colonnes) : Chatbot = réponse / Agent = livrable
2) Quand utiliser quoi (score 0–10)
3) 5 cas d’usage (factures, CR clients, AO, emails, veille)
4) Template de brief (ARO en 5 points)
STYLE : sobre pro, fond clair, icônes simples, typographie lisible.
COPY : reprendre les phrases courtes : « Objectif + ressources + format = livrable » / « Ne devine pas, flaggue » / « Échantillon → Run complet → Contrôles ».